¿Cómo influyen los avances tecnológicos en la organización de eventos? ¿Son las nuevas tecnologías el futuro de los congresos?

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Junio 2018
¿Cómo influyen los avances tecnológicos en la organización de eventos? ¿Son las nuevas tecnologías el futuro de los congresos?
Por
Aurelio Moreno. Executive Digital Manager. EneLife.

Al igual que el resto de sectores, el ámbito de los eventos se enfrenta diariamente a los progresos del mundo tecnológico. ¿Por qué continuar con los eventos tradicionales cuando contamos con la oportunidad de adaptarnos a las nuevas tecnologías y lograr una mayor repercusión y alcance de nuestras acciones?


Numerosos son los avances contemplados en los últimos años. El uso de las redes sociales, los vídeos en streaming, los webinars o el vídeo mapping son algunos de los progresos que ayudan a crecer a los eventos convirtiéndolos en híbridos y permitiendo su perdurabilidad en el tiempo. Actualmente, las convenciones buscan sorprender, y la tecnología lo permite.

La posibilidad de asistir a una reunión sin acudir, a través del vídeo streaming, supone grandes ventajas tanto para la empresa como para el público. Se tiene el control del tiempo y el espacio, tú eliges cuándo y dónde, además de la posibilidad de ajustarse a todo tipo de dispositivos. Se logra un intercambio de información entre organización y audiencia y se permite adaptar la información que llega a los distintos grupos de personas.

El sector ha evolucionado, y en la actualidad estos avances nos permiten una mayor organización y simplificación de los contenidos para adaptarnos a nuestro público. El futuro ha pasado a cobrar una mayor importancia gracias a la posibilidadde vivir los eventos en diferido a través de plataformas online,además de las opiniones y valoraciones que se generan en lasredes sociales y que nos permiten conocer nuestros errores y la importancia de los resultados puesto que a día de hoy es más fácil medir la eficacia de las acciones.

No obstante, debemos considerar que, aunque son muchas las personas que se muestran partidarias de estos cambios,también existe gran parte de la población que se muestra reacia a ciertas novedadestecnológicas. A día de hoy, en España, nos encontramoscon un 84,6% de la poblaciónque utiliza internet, frente a un 15,4% que continúa sin utilizarlo (INE).

Teniendo en cuenta la aplicación de la tecnología en el sector, observamos las ventajas que conlleva:

Mayor interacción. ¿Por qué? Se lleva a cabo una comunicación bidireccional en la que la audiencia sugiere temas a tratar y hace preguntas para resolver sus dudas. Ejemplo de ello se puede observar en las TED Talks donde los conferenciantes plantean preguntas referentes a los temas tratados y el público responde a través de internet al instante.

Ahorro de costes. La agrupación de todos los contenidos en un mismo dispositivo o la oportunidad de llegar a cualquier sitio sin llevar a cabo una inversión permiten reducir los costes.

Rotura de la barrera temporal y horaria. La posibilidad de disfrutar de los acontecimientos en el momento que se quiera (una especie de visualización “A la carta”) y desde cualquier lugar del mundo independientemente de la zona horaria.

Mayor calidad. Los contenidos se adaptan al público y gracias a la IP y a los sitios web visitados se pueden ajustar los contenidos a los distintos grupos de personas.

Mayor grado de satisfacción de los asistentes. La posibilidad con la que cuenta el público de sugerir temas y de opinar a través de las redes sociales, permite a las empresas corregir sus errores y aprovechar los datos masivos que se generan tras el evento para así poder satisfacer las necesidades del público en futuros eventos.

Mejoras logísticas. No todas las ventajas son para los receptores, los organizadores del evento también obtienen sus beneficios. Contar con una app ofrece la posibilidad de agrupar todos los contenidos en un mismo dispositivo, de manera que se coordina el trabajo y se aumenta la productividad, además elimina los intermediarios y permite una aproximación a los empleados y/o clientes, se genera engagement. Gracias a la innovación, realizamos el trabajo en menor tiempo y de forma más organizada.

Adaptarse a los nuevos requerimientos del sector es la única opción para sobrevivir. Por eso, actualmente hay numerosas herramientas que nos permiten simplificar y mejorar nuestro trabajo a la hora de llevar a cabo una convención.

La Sociedad Española de Psiquiatría (SEP), en su congreso nacional de 2017 celebrado en Barcelona, consciente de las nuevas exigencias en el ámbito de la comunicación asociada a la tecnología, nos solicitó una herramienta que le ayudara a controlar y reforzar la relación entre asistentes y organizadores. Para ello realizamos la adaptación completa de una app de desarrollo propio específica para la dinamización de eventos: Meet Manager.

Así, hemos podido comprobar cómo herramientas como esta permiten gestionar todo lo necesario antes del comienzo del evento, comunicar durante este y funcionar como red social en un intercambio de información, además de conocer la repercusión del acontecimiento una vez finalizado.

Numerosos son los beneficios de contar con una app para tu evento. Se consigue hacer a la marca más fuerte, lograr una conexión B2C en la que organización y cliente interactúan, una mayor visibilidad gracias a los canales de difusión, la posibilidad de llevar toda la información en un mismo dispositivo, además de poder consultar dudas y mantenerse activo.

Debemos destacar que estas aplicaciones no van dirigidas únicamente a reuniones con clientes, sino que la mayor parte se utilizan para eventos internos con empleados o convenciones dentro de la propia empresa. Gracias a ellas, se logra una participación activa por parte de los trabajadores y un refuerzo de su motivación.

Cada vez es mayor el número de empresas que hacen uso de estas herramientas y simplifican su trabajo agrupando toda la información necesaria en un mismo lugar. EneLife, empresa desarrolladora de Meet Manager, aplica el software más puntero para que los eventos puedan contar con las últimas tecnologías y sus organizadores tengan la posibilidad de gestionar toda la comunicación y transformar los datos en información de utilidad para su empresa.

El mundo actual ha evolucionado, se ha producido un cambio en el modelo empresarial y los últimos años nos han convertido en la sociedad de la información. “La tecnología se alimenta a sí misma. La tecnología hace posible más tecnología” (Alvin Toffler).

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